会議録の大きさ

会議録の作成について、いろいろ思うことを自分の備忘録的にまとめたいとずっと思っていたので、この場をお借りして順次アップさせていただきたいと思います。

まず1回目は、会議録の大きさについてです。「大きさ」というとちょっと違和感があるかもしれませんが、要は「判」のことです。具体的に言うと、A4とかB5とか、そういうサイズのことですね。書店にはいろいろなサイズの本が並んでいますが、会議録のサイズは何がいいのかということです。

何だそんなことかとお思いの方も多いでしょうが、そうです、「何だそんなこと」です。でも、多少考えないといけない部分もあるので、ちょっと整理させてください。

まず、会議録は公用文です。議会の本会議の唯一の公式記録ですから、紛れもない公文書です。ということで、公用文はA4が基本ですから、普通はそれでいいと思います。ただ、ずっと昔から作られている会議録ですから、例えばB5とかA5とかB4とか、そんなサイズで作られてきたところもあるかと思います。そのまま踏襲するのならいいですが、この際、判を変えようということになるなら、少し考えておかねばならないこともあります。

判が変わると何が違うかというと、1ページに入る文字の量と冊子になったときの厚さが違います。判が大きくなると1ページに入る文字数が多くなりますから、当然ページ数は減ります。ページ数が減るということは、印刷費がその分減ることになります。また、会議録を保管する書庫のサイズも変わります。棚が可変できるタイプの書架ならいいですが、B5サイズで固定になっていたりすると、書庫ごと買い直しなんていうことにもなりかねません。

判の大きさにはそれぞれ一長一短ありますが、特別な事情がなければ、平成4年に申し合わされた「行政文書の用紙規格のA判化に係る実施方針について」に従ってA4判を採用するのが無難でしょう。まあ、現在は電磁的記録も認められているので、製本しないところでは関係のない話ですが……。

そういえば、昔の国会会議録は、結構大きな判に小さな字でぎっしり文字が詰まっていたような記憶がありますが、今はどうなんだろう?